Персонал для общепита: медкнижки, договоры, ФОТ и как не получить штраф

Персонал — самая большая статья постоянных расходов доставки еды после продуктов и одновременно главный источник рисков: неоформленный повар или просроченная медкнижка при проверке обходятся дороже, чем год честного оформления. Разберём, какая команда нужна ресторану доставки суши, как её легально оформить, сколько платить по рынку 2025–2026 годов и как посчитать фонд оплаты труда.

Минимальная команда ресторана доставки

Формат dark kitchen позволяет стартовать компактно. Типовой состав для ресторана с выручкой 1–1,5 млн ₽ в месяц:

• Повара-сушисты — 2–4 человека. Работают посменно 2/2, в смене 1–2 повара, в пиковые вечера пятницы и выходных — усиление.
• Курьеры — 2–5 человек в зависимости от доли собственной доставки. Часть заказов можно отдавать агрегаторам с их логистикой.
• Управляющий или администратор. На старте эту роль почти всегда закрывает сам владелец: приёмка сырья, кассы, графики, разбор отзывов. Наёмный управляющий появляется обычно со второго ресторана.

Итого на старте — 5–8 человек с учётом сменности. Универсальность решает: повар, который умеет и горячий цех, и роллы, экономит одну ставку.

Медицинские книжки: обязательны для всех, кто трогает еду

Личная медицинская книжка (ЛМК) обязательна для каждого, кто контактирует с пищевыми продуктами: повара, упаковщики, администратор, принимающий сырьё, и курьеры, работающие с едой. С сентября 2023 года медкнижки оформляются в электронном виде — данные вносятся в реестр, бумажный бланк стал необязательным.

Как это устроено на практике:

1. 1.Сотрудник проходит медосмотр по профилю «работник общественного питания» — перечень врачей и анализов определён профильным приказом Минздрава.
2. 2.Проходит гигиеническое обучение и аттестацию (санминимум) в центре гигиены и эпидемиологии.
3. 3.Данные попадают в электронный реестр; работодатель может проверить статус ЛМК.

Стоимость оформления — порядка 3–7 тыс. ₽ на человека в зависимости от региона и медцентра. Дальше — периодические медосмотры (обычно раз в год) и повторный санминимум с установленной периодичностью. Кто платит? По ТК РФ обязательные медосмотры оплачивает работодатель. Заложите в бюджет порядка 5–10 тыс. ₽ на сотрудника в год.

Просроченная медкнижка юридически равна её отсутствию. Проверяющие смотрят не наличие книжки, а даты медосмотра и аттестации.

Как оформлять: четыре варианта и их риски

Трудовой договор

Базовый и самый безопасный вариант для поваров и администратора. Экономика такая: сверх зарплаты «на руки» работодатель платит страховые взносы порядка 30% (для малого бизнеса из реестра МСП на часть зарплаты выше МРОТ действует пониженный тариф порядка 15%), плюс удерживает НДФЛ 13% из начисленной суммы. Итого сотрудник с зарплатой 80 тыс. ₽ на руки обходится бизнесу примерно в 105–115 тыс. ₽ в месяц.

Договор ГПХ

Договор подряда или услуг с физлицом. Взносы всё равно платятся (кроме взносов на травматизм, если это не прописано), а главный риск — переквалификация в трудовые отношения. Если человек ходит по графику, подчиняется регламентам и получает фиксированную сумму ежемесячно — это трудовые отношения, и налоговая с трудовой инспекцией это доказывают всё успешнее. Для постоянных поваров ГПХ не подходит.

Самозанятые курьеры

Курьер со статусом самозанятого платит 6% с дохода от юрлица, а вы не платите взносы. Это законно, когда курьер реально независим: свой транспорт, несколько заказчиков, оплата за результат (за доставку), нет графика и подчинения. Риск возникает, когда самозанятый месяцами работает только на вас по сменам — ФНС видит такие схемы автоматически (один плательщик, регулярные равные суммы) и переквалифицирует отношения с доначислением взносов и НДФЛ за весь период. Дополнительное формальное ограничение: самозанятый не может работать с бывшим работодателем в течение двух лет после увольнения.

Аутсорсинг доставки через агрегаторы

Яндекс Еда, Купер и локальные логистические сервисы дают курьеров «как сервис»: вы платите комиссию или тариф за доставку, кадровых рисков нет. Минусы — стоимость (комиссии агрегаторов за заказ с логистикой достигают 30–35%) и отсутствие контроля качества доставки. Рабочая стратегия многих ресторанов доставки — собственные курьеры в пиковые часы плюс агрегаторы на остальное.

Штрафы: что грозит за нарушения

Точные суммы зависят от статьи и обстоятельств, но порядок такой:

• Уклонение от оформления трудового договора или подмена его ГПХ — для юрлиц штрафы порядка 50–100 тыс. ₽ за каждого работника, плюс доначисление взносов и НДФЛ с пенями.
• Допуск к работе сотрудника без медкнижки или медосмотра — штрафы по санитарным и трудовым статьям КоАП, для юрлиц порядка 100–130 тыс. ₽ за сотрудника, при повторных нарушениях — вплоть до приостановления деятельности.
• Нелегальные мигранты без патента — самые тяжёлые санкции, в крупных городах штрафы для юрлиц достигают порядка 1 млн ₽ за человека.

Одна проверка по жалобе бывшего сотрудника может стоить дороже годовой экономии на «серой» схеме.

Зарплаты 2025–2026: рыночные ориентиры

Рынок труда в общепите дефицитный, зарплаты за последние два года выросли заметно быстрее инфляции.

Сушисты — одна из самых дефицитных специальностей: опытного шефа переманивают за неделю. Поэтому сильные сети растят поваров сами из линейных сотрудников по программам обучения за 2–4 недели.

Считаем ФОТ для ресторана доставки с выручкой 1,5 млн ₽ в месяц

Здоровый ориентир для доставки — ФОТ с налогами и взносами в пределах 20–27% выручки, то есть 300–400 тыс. ₽ при выручке 1,5 млн ₽. Примерная раскладка для регионального города:

• 3 повара-сушиста по 75 тыс. ₽ на руки — с взносами порядка 290 тыс. ₽.
• 2 курьера частично на сделке — порядка 70–90 тыс. ₽.
• Управляющий — владелец, зарплату себе на старте не начисляет.

Итого порядка 360–380 тыс. ₽, или 24–25% выручки. Если ФОТ стабильно выше 30% — ресторан либо недозагружен заказами, либо графики составлены без привязки к почасовой выручке.

Текучка: почему уходят и как удерживать

Средняя текучка в общепите — одна из самых высоких по экономике, за год может смениться половина линейного состава. Каждая замена стоит денег: медкнижка, обучение, просадка качества на 2–3 недели. Что реально работает:

1. 1.Понятные регламенты и техкарты: новичок, у которого есть пошаговые инструкции, выходит на норму за неделю, а не за месяц, и меньше выгорает.
2. 2.Честные графики без внезапных «выйди завтра» и оплата переработок.
3. 3.Обучение и рост: линейный повар видит трек до сушиста и старшего смены с ростом дохода.
4. 4.Быстрая обратная связь: разбор ошибок по чек-листу, а не крик в час пик.

Кадровый минимум документов

• Трудовые договоры и приказы о приёме.
• Штатное расписание и графики сменности.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Договоры о материальной ответственности (кассы, склад).
• Журнал учёта медкнижек и медосмотров, гигиенический журнал по СанПиН 2.3/2.4.3590-20.
• Инструктажи по охране труда с подписями.

Вместо вывода

Персонал в общепите — это не строчка в бизнес-плане, а ежедневное управление: найм, обучение, графики, контроль медкнижек, расчёт смен. Ошибки здесь стоят дорого и проявляются не сразу — до первой проверки или до массового ухода смены.

Партнёры франшизы ROLIK получают эту систему готовой: регламенты и техкарты для каждой позиции, программу обучения поваров и управляющих, шаблоны кадровых документов и ориентиры по ФОТ, проверенные на 120+ ресторанах сети в России и Турции. При инвестициях от 1,2 млн ₽, роялти 4% и окупаемости от 9 месяцев партнёр запускает ресторан с командой, которая работает по отлаженным стандартам с первого дня, а не учится на собственных штрафах.